Microsoft Teams optimiert ihre Effektivität im Home Office

Teams ist eine Anwendung von Microsoft, die seit 2017 besteht. Anfangs relativ bescheiden bei den Nutzern, kommen diese schön langsam auf den Geschmack. Die Vorteile sind nämlich sehr individuell und vielseitig.

Im wesentlichen gibt es folgenden Funktionen in Teams:

• Kommunikation per Chat
• Telefonieren, Telefonkonferenzen
• Nachrichten schreiben
• Anwendung von unterschiedlichen Bots
• Spezielle Anwendung für Schulen und Universitäten

Im Vergleich zu Skype gibt es also eine Reihe neuer und zusätzlicher Funktionen, die den Alltag im Home Office enorm erleichtern. Beschäftigen Sie sich detailliert mit dem Angebot und der korrekten Anwendung, dann fördert Teams sowohl die Produktivität, als auch die Effizienz.

Effizienzklasse A für Microsoft Teams

Der Chat des Programms ist so entworfen, dass entweder Gruppenchats oder Einzelchats durchgeführt werden können. Auch während einer Telefonkonferenz können Sie einen Kommentar hinterlassen und dadurch mit den anderen Teilnehmern kommunizieren. Es muss aber nicht zwingend über eine Konferenz laufen. Ein Chat kann jederzeit individuell und flexibel erstellt werden.

Telefonkonferenzen können bequem per Outlook erstellt werden. Sowohl Teilnehmer aus der eigenen Organisation, als auch externe Partner können eingeladen werden. Über einen Link wird in die Konferenz eingewählt, mittels Headset kann gehört sowie gesprochen werden. Einzelne Mitglieder können ihren Bildschirm teilen und somit verschiedene Unterlagen präsentieren.

Es kann daher zum Beispiel die neueste Firmenpräsentation bei einem Verkaufsgespräch gezeigt werden. Genauso können Sie mittels Zeichnung, Skizze oder einem Bild das Erklärte nochmals unterstreichen und visuell darstellen.
Vor allem für Schüler und Lehrer ist dies ein unheimlich großer Vorteil. Teams for Education ist ganz speziell auf die Bedürfnisse dieser Gruppe ausgerichtet. Es können Gruppen für Schulklassen, Lerngemeinschaften und Lehrpersonal erstellt werden. Hierbei hat der Lehrer die Möglichkeit den Schülern Rückmeldung zu geben und dies in einer Registerkarte vermerken. Nebenher erleichtert diese Anwendung die Notengebung.

Interessante Features für einen effektiven Arbeitsalltag

Was Home Office betrifft, so besitzt Teams viele zusätzliche Features, die die Effektivität fördern. Mit Verwendung des Chats wird eine lästige E-Mail-Flut verhindert. Im Kalender können Sie alle Termine einpflegen und damit den Alltag planen. Unter dem Tab „Aktivitäten“ sieht man ein Dashboard, welches die kommenden Termine anzeigt und zu den wichtigsten Chats verlinkt.
Damit jeder Teilnehmer einer Organisation auch den Status der jeweils anderen kennt, wird dieser in der Software angezeigt.

Je nach Beschäftigung wird eine der folgenden Statusmeldungen angezeigt:

• Verfügbar
• Beschäftigt
• Nicht stören
• Bin gleich zurück
• Als abwesend anzeigen
• Als offline anzeigen

Die Meldung kann automatisch erfolgen, zum Beispiel durch die Teilnahme an einer Videokonferenz, oder aber manuell geändert werden. So haben Sie die Möglichkeit sich selbst als offline anzuzeigen, um eine Flut an Nachrichten und Anrufen zu vermeiden.

Gelungene Software für vielfältigen Nutzen

Microsoft Teams gilt als erfolgreiches Programm, welches für die heutige Zeit genau richtig erscheint. Es erleichtert den Alltag, was Home Office und Home Schooling betrifft mit zahlreichen Funktionen. In einzelnen Teams kann effektiv kommuniziert werden. Neben Kalenderpflege, Chats und dem Anzeigen des aktuellen Status, können Telefonkonferenzen erstellt und durchgeführt werden. Damit rückt das Team, trotz Home Office, etwas näher zueinander.