Wie kann Software im Handwerkbereich zum Einsatz kommen?

Standardprogramme werden heute immer noch von vielen Handwerkern genutzt. Gerade bei selbstständigen Handwerkern ohne Mitarbeiter wird noch viel mit Word, Excel gearbeitet. Die Schwerpunkte sehen viele in der eigentlichen Tätigkeit. Das einem passende Programme eine immense Unterstützung bieten, wird gern Unterschätzt. Dabei kann eine individuelle Software eine echte Erleichterung für die täglichen Aufgaben und Anforderungen eines Handwerkers sein. Bei einer cloudbasierten Software ergeben sich weitere Vorteile. Auch hat man Möglichkeiten Fördermittel zu bekommen.

Kosten und Zeit, das spart und hilft dabei die Sicherheit für Mensch und Maschine zu erhöhen und Terminpläne besser einhalten zu können. Welche Vorteile ergeben sich bei der Digitalisierung und dem Einsatz von Handwerkersoftware? In großen Unternehmen und im Mittelstand sind viele Prozesse bereits heute digital, in Kleinunternehmen meist noch analog. Das ist ein erheblicher Nachteil für kleinere Unternehmen oder Selbstständige. Das Versenden einer Rechnung per Post soll ein Beispiel veranschaulichen. Druckkosten, Briefmarken und Umschläge benötigen viel Zeit und summieren sich pro Geschäftsjahr auf eine ordentliche Summe. Wird eine Rechnung dagegen elektronisch erstellt und versendet, ergibt sich eine enorme Ersparnis. Moderne Software und Programme erstellen die Rechnung vollautomatisch. Arbeitszeit, Materialkosten und Gewinnmarge werden mitgerechnet und nur einem Mausklick versendet.

Handwerksbetriebe, die nach wie vor analog arbeiten, können durch den hohen Zeitaufwand Kunden verlieren. Durch Planungssoftware, die Ihren Wartungszustand selbständig erkennen, wird sich mittel- bis langfristig mehr Sicherheit und eine bessere Termintreue ergeben.

Welche Vorraussetzungen darf man eine Handwerkersoftware stellen?

Genauso unterschiedlich die Gewerke der einzelnen Gruppen sind so individuell muss eine Software alle Anforderungen erfüllen können. Auch die Betriebsgröße spielt natürlich eine Rolle. Ein selbstständiger Handwerker stellt andere Voraussetzungen und Bedürfnisse als ein größerer Betrieb mit mehreren Mitarbeitern und Beschäftigten. Natürlich sind auch die Anforderungen die man an eine Software stellt unterschiedlich und auch die Kosten die damit verbunden sind. Cloudbasierend erwartet man eine hohe Ausfallsicherheit und den Schutz von vertrauten Daten. Sämtliche Betriebssysteme sollen unterstützt werden. Wichtig ist auch, das keine eigene Hardware erforderlich ist. Die Kosten sollten kalkulierbar sein. Freie Skalierbarkeit und standardisierte Prozesse. Die Grundausstattung einer solchen Software sollte schon alle wichtigen Funktionen beinhalten um mit den täglichen Aufgaben gerade was das Thema Buchhaltung betrifft. Bei zusätzlichen Investitionen sollen Erweiterungsprogramme und Apps ermöglichen, weitere Anwendungsbereiche abzudecken. So werden alle Bereiche an Aufgaben und Betriebsgröße sichergestellt.

Wie aber findet man für seinen Betrieb und den unterschiedlichen Anforderungen die passende Handwerkersoftware?
Schließlich soll es ja die arbeiten im Büro vereinfachen und zum anderen auch die Möglichkeit geben jederzeit Mobil auf der Baustelle Zugriff zu haben. Passende Programme sollten einfach zu verstehen sein. Eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, damit man einfach und schnell die jeweiligen Aufgaben erledigen kann. Dafür bieten moderne Hersteller Tutorials, Lernvideos und Datenverarbeitung an. Lernvideos erleichtern den Einstieg in das Programm. Tutorial oder Lernprogramme machen ein mit den Funktionalitäten vertraut.

Später helfen Wizards bei der Datenverarbeitung. Mit einer cloudbasierten Software ist man für digitale Veränderungen vorbereitet. Auch die Vernetzung mit Lieferanten sorgen sowohl zum Auftragsbeginn als auch während der Bauphase zu einer reibungslosen Materialbeschaffung. Ein weiterer wichtiger Baustein bei der Softwareauswahl ist der Support bzw. Kundenservice. Dabei sollten bei der Anschaffung unbedingt folgende Fragen geklärt sein.

Wie und wann erhalte ich Unterstützung bei Fragen und Problemen? Gibt es regelmäßige Updates und erfolgt das automatisch? Wird man über Änderungen der Software rechtzeitig informiert? Was zählt zu den Aufgaben und Ausstattung einer guten Handwerkersoftware.

Dazu eine kurze Auflistung:

– Angebotserstellung und Preiskalkulation
Eine effiziente Software nutzt Angebote, kalkuliert Leistungen und Vorlagen, Integriert die Vernetzung von Lieferanten. Gibt die Möglichkeit Nachträge in bestehende Angebote und Aufträge hinzuzufügen.

– Bestellverwaltung und Lagerorganisation
Organisation von Materialeinkäufe und bestehenden Lagerbestände. Egal ob im Büro als auch Mobil auf der Baustelle ermöglicht die der ständige Zugriff ein schnelles reagieren der jeweiligen Herausforderungen.

– Zeiterfassung von Mitarbeiter
Eine Kalenderübersicht informiert über die jeweiligen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und dem Baufortschritt. Das verschafft dem Unternehmer eine ständige Übersicht.

– Projektverwaltung mit Datenarchiv
Vorgänge können schnell und gezielt zugeordnet werden. Dokumente und Belege werden digital hinterlegt. So hat man Jederzeit einen Überblick für die verschiedenen Projekte.

– Ressourcenplanung für Baustelle und Projekte
Der Einsatz von Mitarbeitern, Werkzeuge und Maschinen kann geplant werden. Auf Vorgänge kann man jederzeit zurückgreifen.

– Aufmaß und GoBD-zertifizierte Abrechnung
Professionelle Erfassung und präzise Abrechnung bei größtmöglicher Sicherheit. Übersicht der Abschlags- und Schluss-Rechungen.

Des weiteren sollte die Software Berichte und Auswertungen per Knopfdruck ermöglichen und das versenden in Outlook.

Vorteile wenn man sich für eine cloudbasierte Software entscheidet:

Nutzer können Services zu ihren Anforderungen nach ihren Bedürfnissen skalieren, individuell anpassen und durch die Cloud hat man überall Zugriff. Das macht es besonders flexibel. Außerdem muss man sich keine Gedanken über Kosten und Wartung der zugrunde liegenden Infrastruktur machen, wenn man Anwendungen auf den Markt bringt. Das wirkt sich besonders Effizienz aus. Und durch innovative Technologie die immer verfügbar ist verhelft es dem Unternehmer oder Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorsprung. Man schafft sich einen strategischen Vorteil. Das Handwerk gewinnt durch die Digitalisierung deutlich an Mehrwert.

Fazit

Wie eine Software zum Einsatz kommen kann und was für Möglichkeiten und Vorteile sich für den einzelnen Unternehmer ergeben sollte dieser Artikel veranschaulichen. Als Handwerker schätzt man pragmatische Software-Lösungen. Sie sollen einfach zu bedienen und jederzeit verfügbar sein. Auch um IT-Themen wie Installation, Betrieb, Wartung und Updates sollte man sich nicht kümmern müssen. Für die passende Software-Auswahl sollte man sich erst einmal gut Informieren. Schließlich hat man unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse an ein solches Programm. Prozesse zu digitalisieren, seine Arbeit zu beschleunigen und vereinfachen. Fehler zu vermeiden. Aufmaße mit einer App über das Mobiltelefon oder Tablet aufnehmen, damit das entsprechende Projekt vor Ort entsteht. Über die Cloud alle Daten sofort im Büro verfügbar zu haben um den Kundinnen und Kunden innerhalb weniger Stunden ein Angebot zu unterbreiten, Was da wiederum einen sehr guten Eindruck macht.

Dafür sind keine großen Hürden zu nehmen. Auch die Lösungen sind in der Regel weniger kostenintensiv, da sie keine aufwendige Installation benötigen. Auch bieten viele Programme die Möglichkeit des Export von der bestehenden zur neuen Software an. Hat man erst einmal das passende Produkt wird man schnell Begeisterung zur neuen Welt finden. Man wird ein Teil der fortschreitenden Digitalisierung. So gelingt der Einstieg schnell und unkompliziert.

Dem Erfolg kann nichts mehr im Wege stehen!