Telefonservice oder Bandansage – was wollen die Kunden

Menschen sprechen häufig mit anderen Menschen – jedoch aber nicht mit Maschinen. Dies liegt so bereits in der Natur vor. Vor allem in Zeiten der Corona Pandemie sind die sozialen Interaktionen äußerst eingeschränkt, sogar auf ein Minimum reduziert worden. Möchte man dennoch in Kontakt treten, bleibt hier oft nur ein einziger Weg nach draußen: Das Telefon.

Nun gibt es im Bezug zu den Telefonaten jedoch verschiedene Vorgehensweisen in den unterschiedlichsten Unternehmen. Viele Unternehmen setzen auf den sogenannten Telefonservice – wiederum andere verwenden die automatischen Bandansagen. Was eignet sich jedoch besser? Welche Methode kommt bei den (potenziellen) Kunden besser an?

Die automatische Bandansage am Telefon

Eine solche Bandansage kann beispielsweise ein erster direkter Kontaktpunkt zum Anrufer sein.
Ganz automatisiert wird der Anrufer am Hörer somit begrüßt und gegebenenfalls auch anschließend direkt weitergeleitet.

Die bekanntesten ersten Bandansagen:

1) Zuerst erklingt natürlich die Begrüßungsansage des Unternehmens.
Diese wird häufig mit einem darauffolgenden Auswahlmenü verbunden, sodass der Anrufer entsprechend weitergeleitet werden kann.

2) Anschließend befindet sich der Anrufer häufig in der Warteschlange.
Oft wird diese mit automatisierten Bandansagen – ebenso häufig auch mit musikalischer Untermalung – begleitet.

3) Auch bekannt: Die entsprechende Ansage außerhalb der Geschäftszeiten, welche in der Regel jedoch unabdingbar ist.
„Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an!“ und eine anschließende Nennung der entsprechenden (Praxis-) Zeiten ist die allgemein bekannteste Ansage.

Automatisierte Bandansagen sind vor allem auch dann vorteilhaft, wenn es im Unternehmen zu einer Störung gekommen ist und die Kunden entsprechend informiert werden müssen. Des Weiteren gibt es in solchen Ausnahmesituationen sowieso alle Hände voll zu tun. Zudem ist die Ansage bei Nicht-Erreichbarkeit ebenfalls sehr praktisch. Komplett geführte Telefonate per Bandansage bringen jedoch auch einige Nachteile mit sich. Der Vergleich mit dem persönlich geführten Telefonservice zeigt es im Folgenden auf.

Im Gegensatz: Der persönliche Telefonservice

Mensch statt Maschine – der persönliche Telefonservice bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der Bandansagen. Der größte Vorteil bezieht sich auf die professionelle Kundenorientierung, welche bei einer Bandansage per Maschine nicht gegeben ist. Das Gespräch läuft ganz nach den Vorgaben und den Wünschen des Anrufenden ab. Sprich: Hier wird kein strikter roter Faden verfolgt – stattdessen kann das Gespräch individuell an den Kunden angepasst werden.

Doch welche Möglichkeiten bietet der Telefonservice noch? Zudem stellt sich die folgende Frage: Was zeichnet den sogenannten Outsourcing-Telefonservice aus?

Beim persönlichen Outsourcing-Telefonservice können die eingehenden Anrufe im Unternehmen von qualifizierten Menschen angenommen werden. Diese melden sich ebenso unter dem entsprechenden Firmennamen – so werden keine Verunsicherungen erzeugt und das Vertrauen zu den Kunden aufgebaut.

Der Telefonservice kann für verschiedene Bereiche genutzt werden. Ebenso sind zahlreiche Schnittstellen zu den verschiedensten Systemen gegeben, sodass der Service auch dazu in der Lage ist, komplexere Szenarien auszuarbeiten.

Die größten Vorteile:

1) Eine ständige und permanente Erreichbarkeit des Unternehmens ist gegeben.
Dies hat in der Regel auch zur Folge, dass man somit zu einer enorm höheren Kundenzufriedenheit gelangt.

2) Der Service kann zu den unterschiedlichsten Zwecken genutzt werden.
Gleichgültig, um welches Anliegen es sich handelt, kann der Kunde schnell sowie professionell bedient werden.

3) Es besteht die Möglichkeit, lästige Werbeanrufe blocken zu lassen.
So besteht kein Risiko, die wertvolle Zeit aufgrund solcher Anrufe verstreichen zu lassen.

4) Spezielle und individuelle Lösungen bei beispielsweise VIP-Kunden
Je nach Vorgabe werden unter Anderem die wichtigsten Stammkunden speziell zur Firma beziehungsweise der entsprechenden Abteilung weitergeleitet.

5) Zügige Einsparung von Personalkosten – dennoch kein Risiko der Call-Center Geräuschkulisse

Außerdem: Trotz der Anrufentgegennahme vom Telefonservice können die Gesprächsnotizen dennoch stets zugesandt werden. Dies kann per SMS oder per E-Mail-Verkehr erfolgen.

Die Kosten des Services

Die Kosten können für eine Bearbeitungsminute bei beispielsweise lediglich 0,40 Euro liegen. Die Anrufannahmegebühr kann ebenfalls bei lediglich 0,40 Euro liegen. Optionen wie die Weiterleitung der Anrufe sind hinzubuchbar und kosten in der Regel nur wenige Cents pro Minute. Weitere optionale Zusatzleistungen sind selbstverständlich kostenpflichtig hinzubuchbar.

Man erhält sogar auch die Möglichkeit, den Service unverbindlich und kostenfrei zu testen, sollte noch eine gewisse Unsicherheit bestehen. Zur Nutzung des Services ist auch kein Mindestumsatz erforderlich und es besteht ebenfalls eine Möglichkeit, den Service monatlich zu kündigen.

Fazit

Aufgrund der hohen Kundenzufriedenheiten und der Möglichkeit des unverbindlichen Tests stellt sich der Telefondienst als hervorragender Service heraus. Des Weiteren erspart er nicht nur Kosten, sondern auch erheblichen Zeitaufwand sowie den Stress. Der Telefonservice ist aufgrund seiner überwiegenden Vorteile der automatischen Bandansage in jedem Falle vorzuziehen.