So können Unternehmen ihre Kosten ganz einfach reduzieren

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich immer wieder unerwarteten Herausforderungen konfrontiert, die dazu führen, dass Kosten schnell und effektiv gesenkt werden müssen. Saisonale Schwankungen, Krisen wie die Corona-Pandemie oder neue Investitionen sorgen dafür, dass der Gürtel plötzlich enger geschnallt werden muss, um im Geschäft zu bleiben. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmensinhaber frühzeitig damit auseinandersetzen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, um laufend Geld zu sparen. Denn die konstante Reduktion der Ausgaben kann dabei helfen, finanziellen Engpässen entgegenzusteuern. Welche Strategien zur Kostensenkung es gibt, wird hier gezeigt.

Richtige Rechtsform wählen

Die Wahl der Rechtsform stellt bei der Gründung eines Unternehmens eine der wichtigsten Entscheidungen dar, da sie einen Einfluss auf die Besteuerung hat. Die optimale Rechtsform hängt dabei von der Geschäftsidee, dem verfügbaren Kapital und den Rahmenbedingungen der Gründung ab. Da die Entscheidung somit von der persönlichen Situation abhängt, kann keine pauschale Aussage darüber getroffen werden, welche Rechtsform die beste ist. Zu einer der beliebtesten Formen gehört die GmbH. Da das benötigte Stammkapital aber 25.000 EUR beträgt, eignet sich diese Gründungsvariante nicht für jeden. Außerdem ist die Gründung einer GmbH nur dann sinnvoll, wenn bereits eine finanzielle Basis geschaffen werden konnte und regelmäßig Gewinne erzielt werden konnten. Gründer sollten sich daher im Vorfeld genauestens über mögliche Rechtsformen informieren, um die für sie beste Lösung zu finden und langfristig Kosten einzusparen.

Geschäftskonto eröffnen

Bei Einzelunternehmern oder Startups kommt es zu Beginn oft vor, dass sowohl Privates als auch Geschäftliches über ein Konto laufen. Denn eine gesetzliche Vorschreibung zur Führung eines Geschäftskontos gibt es nur für Kapitalgesellschaften. Gerade am Anfang der unternehmerischen Tätigkeit müssen aber zahlreiche Ausgaben etwa für die Gewerbeanmeldung, den Eintrag ins Handelsregister oder für den Steuerberater getätigt werden. Ein separates Konto sorgt hier für einen besseren Überblick über alle Ausgaben und Einnahmen. Das ist in weiterer Folge insbesondere für die Buchführung von enormer Wichtigkeit. Denn durch die chronologische Auflistung kann der Jahresabschluss bzw. die Steuererklärung wesentlich schneller und leichter erledigt werden. Dadurch können Zeit und Geld eingespart werden und in anderen Bereichen eingesetzt werden. 

Finanzen überwachen

Zu Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit muss das vorhandene Budget effektiv und an den richtigen Stellen eingesetzt werden, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu gelangen. Der Überblick über die monatlichen oder jährlichen Ausgaben kann aber bei der Vielzahl an zu tätigenden Investitionen schnell verloren gehen. Damit wird es auch schwierig, Kostenrisiken und Einsparungspotenziale zu erkennen. Damit die Ausgaben stets im Blick bleiben und kostenintensive Abteilungen ausgemacht werden können, sollten Unternehmen auf moderne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter setzen. Aufgabenlösungen wie Moss ermöglichen es, unendlich viele Kreditkarten für bestimmte Zwecke wie etwa das Software-Abo oder die nächste Dienstreise zu erstellen. Dabei werden alle Karten mit einem bestimmten Limit ausgestattet – so bleiben die Ausgaben stets im Rahmen und das Budget wird nicht gesprengt. Auf Basis der Transaktionen kann auch schnell ausgemacht werden, welche Abteilungen kostenintensiv sind und wo Einsparungen möglich sind.

Digitalisierung der Buchhaltung

Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen kommt es noch häufig vor, dass Papierbelege manuell gesammelt, abgeheftet und in Aktenordnern aufbewahrt werden. Genauso häufig kann es dabei zu langwierigen Suchen von fehlenden Belegen und zu Chaos beim Monats- bzw. Jahresabschluss kommen. Wird von Beginn an auf eine digitale Buchhaltung und eine Buchhaltungssoftware gesetzt, kann dieser Prozess um ein Vielfaches einfacher gestaltet werden. Alle Rechnungen und zugehörigen Belege werden direkt digital erfasst, zentral gesammelt und sortiert. So sind sie auch sicher archiviert und können jederzeit bei Bedarf abgerufen werden. Die Finanzdaten können dann für den Jahresabschluss oder die Steuererklärung ganz einfach und lückenlos an das Finanzamt übermittelt werden. So spart man von Anfang bei einer der arbeits- und kostenintensivsten Abteilung ein.

Home-Office einführen

Für die meisten Unternehmen sind nicht die einmaligen Ausgaben, sondern die laufenden Kosten der Grund, weshalb sie in Zahlungsschwierigkeiten gelangen können. Zu einem der größten laufenden Kostenfaktoren gehören dabei die Mietkosten. Diese können aber ganz einfach von Beginn an niedrig gehalten werden, indem in allen Abteilungen, wo es möglich ist, die Möglichkeit zum Home-Office eingeführt wird. Durch das Home-Office können auch zahlreiche Nebenkosten etwa für Strom oder Internet eingespart werden. Zudem erhalten Mitarbeiter auch mehr Flexibilität, wodurch sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. Alternativ oder zusätzlich zum Home-Office können auch Co-Working-Spaces gemietet werden. Hier teilen sich verschiedene Unternehmen einen Arbeitsraum, wodurch die Mietkosten ebenfalls stark verringert werden können.

Fazit

Unternehmen sind stets mit einer Vielzahl an variablen und fixen Kosten konfrontiert. Besonders zu Beginn kann es vorkommen, dass der Überblick über die Ausgaben verloren geht und Einsparungspotenziale nicht wahrgenommen werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich von Anfang an mit Möglichkeiten auseinanderzusetzen, mit denen kurz- und langfristig Kosten eingespart werden können. Die gewonnene Zeit und das Geld können dann in weitere Projekte investiert werden. Außerdem kann so die nötige Liquidität garantiert werden, um langfristig im Markt zu bleiben.